Si tienes un negocio o estás a cargo de la gestión de empresas, debes conocer qué es onboarding. Esto se refiere al proceso de integración de los nuevos empleados y todo lo que necesitan saber para adaptarse al lugar. Como puedes imaginar, es importante para que el trabajo y las relaciones laborales fluyan desde el comienzo.
Un proceso de onboarding bien planificado contribuye a reducir la rotación y mejorar el desempeño de los empleados desde el primer día. Esto también permite implementar ideas de negocio que fortalezcan el equipo de trabajo, promoviendo una cultura organizacional fuerte.
Te invitamos a seguir leyendo para que entiendas más del proceso. Aprende qué es onboarding, sus beneficios para la empresa y trabajador, por qué se utiliza, cómo se desarrolla en cada etapa, y muchos más detalles relevantes.
¿Qué es onboarding?
Si te preguntas qué es onboarding, te lo explicaremos de la manera más simple: se trata del proceso de integración de los nuevos empleados a una empresa. Dicho proceso debe estar planificado para que todo fluya correctamente, ya que el empleado debe conocer su área de trabajo, herramientas, compañeros, equipos, objetivos de la empresa y muchas más cosas.
La idea del onboarding es que los trabajadores se sientan satisfechos con la empresa desde su primer día, y para esto recibieran la orientación necesaria que les permitirá adaptarse a su puesto de trabajo. Además, no necesariamente se hace en una semana al llegar, los tiempos irán variando según las operaciones, algunos son de 1 mes y otros llegan hasta 1 año.
De igual forma, es de vital importancia que el plan de incorporación esté bien detallado y se desarrolle según las etapas que vaya cumpliendo el empleado. También influyen factores como el tipo de puesto y se puede contar con el apoyo de los jefes de áreas y herramientas especializadas.
Beneficios del onboarding para las empresas
Ya sabemos qué es onboarding, pero ¿qué beneficios trae para las empresas que lo implementan? Veamos algunos:
- Ayuda en la retención de talento: Crea satisfacción en los trabajadores, incluyendo los más talentosos, y eso evita que se vayan de la empresa.
- Aumento de productividad: Al ayudar a integrar a nuevos empleados, hará que sean productivos en muy poco tiempo.
- Buena impresión: Los nuevos trabajadores estarán a gusto con la empresa y tendrán una buena impresión de la misma. Además, crean sentido de pertenencia.
- Mejores costes de contratación: Esto se relaciona a la tasa de retención, al tener los trabajadores por más tiempo, hace que los costes por contratar nuevos se reduzca.
Beneficios del onboarding para los trabajadores
En cuanto a los trabajadores, un proceso de onboarding puede beneficiarlos de la siguiente manera:
- Hace que se sientan parte de la empresa: Percibirán que están siendo integrados y voladores.
- Les ofrecen más información: Aunque pueden conocer los procesos propios de su perfil profesional, con el onboarding les dan detalles sobre el puesto de trabajo y cada tarea que harán en el mismo.
- Se llenan de motivación: Al recibir todo el trato positivo y buena comunicación, hace que el nuevo empleado se sienta motivado a hacer las cosas bien.
- Deciden quedarse en la empresa: Al sentirse satisfechos, esperan trabajar en la empresa por mucho tiempo
¿Por qué utilizar onboarding en las empresas?
Existen muchas razones para utilizar el onboarding en las empresas. Además de los beneficios que mencionamos antes, tienen que ver directamente con los objetivos del proceso. Algunos de ellos son:
- Es necesario utilizarlo para que los empleados conozcan las normas y políticas de la empresa, además de las recomendaciones de seguridad.
- También se utiliza para que cada empleado conozca las funciones y tareas que le corresponden, incluyendo los compañeros con los que trabajarán en conjunto.
- Es primordial cuando el trabajador debe conocer la filosofía de la empresa, sus valores, misión, visión y objetivos.
- Permite que el trabajador entienda su posición dentro del organigrama de la empresa y de igual manera su jerarquía social.
Sin duda, el onboarding es un proceso que cualquier tipo de empresa debe considerar. Trae diferentes beneficios para negocios pequeños y grandes organizaciones. Mentiras mejor se adapta un empleado, mejor será su trabajo.
¿Cómo es el proceso de onboarding para nuevos trabajadores?
El proceso de onboarding no solo se planifica desde el momento en que el empleado llega a la empresa, sino que comienza en la etapa de selección y se extiende hasta un mes o un poco más. Su finalización depende del tipo de puesto de trabajo o las operaciones de la empresa.
Durante el proceso de selección del empleado
La primera etapa es la selección del empleado. Desde este momento se comienza a incorporar el onboarding y que el potencial trabajador se lleve una buena impresión de la empresa. Al momento de la entrevista se debe hablar con detalles del puesto y la filosofía de la empresa.
Si el propio postulante no lo pregunta, el entrevistador debe hablar sobre normas diarias, funciones generales de su puesto e incluso datos sobre los equipos y compañeros con los que estará relacionado. La idea es crear confianza y una percepción positiva.
Primer día de trabajo
La segunda etapa es cuando el empleado ha sido seleccionado y llega a su primer día de trabajo. Este momento suele estar lleno de nervios para el trabajador, ya que llegan con dudas y la esperanza de adaptarse.
Lo ideal es que se haga una bienvenida apropiada, incluso con algún detalle, como tarjetas, flores o aperitivos. También se recomienda que el resto de los empleados sepan que estará llegando un nuevo miembro al equipo y estén dispuestos a ayudarlo.
En este primer día se mencionan las funciones y tareas que estará cumpliendo el trabajador, mientras que se tratan de disipar las dudas que surjan durante la incorporación.
Primera semana en la empresa
Es posible que en la primera semana, el empleado ya tenga muchos datos sobre el lugar en el cual está trabajando. Aquí es que debes aprovechar su feedback para saber cuál es su impresión, si tiene más dudas, si la experiencia ha sido como esperaba y si cuenta con lo necesario para trabajar.
Tras un mes trabajando en la empresa
Aunque hay empresas que realizan onboarding por meses y hasta un año, la mayoría suele planificar el proceso para un mes y algunos días más. En este momento, es ideal volver a preguntar sobre su satisfacción, si está identificado con la cultura de la empresa y otros aspectos como: comunicación, compañeros, seguridad y más.
Al finalizar la incorporación, el empleado debería ser igual de productivo que sus compañeros y la empresa habrá aprendido si el proceso fue completamente satisfactorio o debe mejorar algunas cosas.
Errores que debes evitar durante el proceso de onboarding
Para que el onboarding sea exitoso, debes evitar algunos errores que otras empresas en el pasado han cometido. A continuación, te los explicamos.
- Poca planificación y estructura: Se debe tener un plan bien elaborado para que rinda frutos, de lo contrario, el empleado tendrá una experiencia negativa y no será productivo.
- Sobrecarga de información: Aunque sí se debe dar muchos datos para disipar dudas, no se puede sobrecargar de información y que el empleado se sienta abrumado. Hay que ir de etapa en etapa.
- Falta de seguimiento: No se trata de crear un plan y no saber cómo va. Lo ideal es hacer un correcto seguimiento de la incorporación y aplicar mejoras antes de finalizarla.
- Hacer un proceso demasiado corto: Si bien hay incorporaciones que se logran muy rápido, esto no quiere decir que pase con la mayoría. Se debe hacer un proceso más largo para que el empleado se integre de manera gradual y correctamente.
- No establecer objetivos claros: Todo empleado necesita entender los objetivos y el camino a seguir, sin embargo, hay empresas que lo pasan por alto y es como estar a la deriva. Si se definen los objetivos, se logra tener una alineación correcta con el nuevo trabajador.
Ejemplo de plan de onboarding
Ya sabes qué es onboarding y los detalles a considerar sobre el mismo. Sin embargo, para que comprendas cómo aplicarlo, te vamos a dar un ejemplo con las diferentes etapas y lo que se recomienda hacer en cada una.
Antes de que comienzan a trabajar
- En el proceso de selección debes enviar todos los detalles de la contratación.
- Crea una planificación de onboarding, desde su comienzo hasta el final.
- Organiza bien el espacio de trabajo del nuevo empleado.
- Crea reuniones con otros compañeros para que la integración se fortalezca.
Primer día
- Anuncia a cada área la noticia de la nueva incorporación.
- Haz visitas guiadas y responde las dudas en el camino. Esto incluye su área de trabajo y otras instalaciones de la empresa.
- Organiza una agenda para que el nuevo empleado sepa qué hacer en su primera semana.
- Este día asigna un mentor para que lo acompañe en su incorporación.
Primera semana
- Habla a fondo de las políticas de la empresa, los procesos, temas comunicacionales, herramientas y más.
- Trata de que queden claras la misión, visión y objetivos de la empresa, ya que de esto depende que se alinee con la cultura organizacional.
- Presta soporte para cualquier configuración y procesos con herramientas tecnológicas.
- Háblale sobre el proceso de formación, comienza una capacitación más profunda y vigila cada avance.
Primer mes o más
- Pide feedback sobre lo que puede mejorar o lo que necesite.
- Incentivar a tomar decisiones sin mentoría.
- Evalúa su rendimiento y vuelve a hacerlo cada 3 meses.
- Refuerza lo que sea necesario para complementar su adaptación en la empresa.
