El time batching es una técnica de gestión del tiempo que ayuda a mejorar la productividad agrupando tareas similares en bloques específicos. Esta estrategia es perfecta para reducir la pérdida de tiempo y permite que el flujo de trabajo sea más eficiente.
Recordemos que en el mundo de la gestión de empresas, aplicar métodos como el batching puede ser clave para impulsar equipos y emprendedores. Además, es una herramienta importante dentro de las ideas de negocios que necesitan llevarse a cabo con la mejor organización y rendimiento.
En ese sentido, a lo largo de este artículo te explicaremos el concepto de Time batching, cómo ayuda con la productividad, cómo se puede aplicar, y sus beneficios. Sigue leyendo y no te pierdas ningún detalle.
¿Qué es el time batching o agrupación de tareas?
En el mundo laboral se buscan constantemente técnicas para crear jornadas productivas y eficientes. El time batching es una de ellas. Se trata de una herramienta que agrupa actividades similares o complementarias dentro de un bloque de tiempo.
¿Cómo es esto? Por ejemplo, se elige un horario determinado o un día para realizar funciones como responder mensajes en redes sociales, hacer llamadas a proveedores, entre otras cosas. Lo importante aquí es tener una correcta organización y tiempos dosificados para un grupo de actividades relacionadas.
¿Cómo mejora la productividad el time batching?
Una de las razones por las cuales el batching hace productivo el trabajo es porque evita distracciones de otras actividades. Su implementación permite concentrarse en una sola tarea o grupos de tareas para complementar un objetivo diario con las mismas.
De forma resumida, entendemos su influencia en la productividad porque:
- Dosifican el tiempo para cada actividad
- Realizan actividades complementarias o únicas en un tiempo determinado y prudente.
- Se trazan objetivos por tarea, los cuales se conectan con el objetivo general de la empresa.
- Evitan las multitareas para no tener caída en la productividad.
- No dejan espacios a interrupciones porque todos trabajan con sus bloques.
Diferencia entre time batching y time blocking
El time batching y el time blocking se parecen mucho, e incluso los puedes combinar dentro de un proyecto o en la jornada laboral. Sin embargo, ¿en qué se diferencian uno del otro?
El batching agrupa las tareas y actividades similares dentro de un bloque de tiempo. Mientras que el time blocking también utiliza unbloque de tiempo, pero no siempre para agrupar tareas similares, sino para concentrarse mejor durante ese periodo.
De igual forma, ambos buscan la productividad, pero el batching espera reducir la carga cognitiva de los empleados, mientras que el time blocking se centra en minimizar distracciones.
¿Cómo aplicar time batching o agrupación de tareas?
Ahora que lo entendemos, es momento de aprender cómo aplicar el time batching dentro de un proyecto o en las operaciones generales de una empresa. A continuación, te lo explicamos.
Categoriza las tareas
Primero debes categorizar las tareas para que puedas agrupar aquellas que son similares. Todo depende de lo que hagas, si es por proyecto, agrupaciones de tareas más complejas o por prioridades. Es importante que lo hagas con calma para que los grupos sean los adecuados.
Temporaliza el calendario
¿Qué significa temporalizar el calendario? Que puedes programar un tiempo en el calendario para terminar las tareas que has agrupado. Es el bloque de tiempo que te ayuda comprometerte más con las actividades y, además, si trabajas con más personas, comprenderán cuando estás disponible para algo o no.
Esta parte funciona muy bien porque es una fusión con el time blocking y elimina muchas distracciones.
Utiliza códigos de color
Utilizar códigos de color es un consejo extra que te puede ayudar un montón. No es obligatorio, pero para algunas personas es mejor porque permite organizar cada bloque con grupo de tareas y sus tiempos en colores diferentes. A simple vista, se entenderá mejor todo.
¿Qué beneficios tiene el time batching?
El time batching tiene 3 grandes beneficios y son los siguientes:
- Promueve el trabajo profundo y enfocado: Se puede trabajar y aprender temas complejos porque el batching ayuda a enfocarse en eso. Logra que todo se haga con fluidez y sin tanta pérdida de tiempo. Además, la correcta organización de tareas similares, en momentos determinados, hace que no se filtren distracciones.
- Disminuye el agotamiento: Ayuda a que las personas no se sobrecarguen cognitivamente, pues se organiza de tal manera que no se cambie el contexto de las actividades ni llegue el agotamiento. Se trabajará con tareas similares y se irán complementando en el tiempo indicado.
- Ahorra tiempo: El hecho de agrupar tareas también permite que ahorres tiempo porque tendrás mejor organización y menos distracciones. De igual manera, evita la procrastinación y motiva a los empleados a completar sus objetivos diarios en menos tiempo.
