Un sistema de gestión de calidad es aquel que lleva procesos y estándares diseñados para garantizar que los productos o servicios cumplan con las expectativas del cliente. Si se implementa correctamente, permite a las empresas optimizar recursos y aumentar su competitividad.
Dentro de la gestión de empresas, estos sistemas son esenciales para lograr ser rentables mientras se cumplen con normativas de calidad. Pero, adoptarlos no solo mejora la reputación, sino que puede impulsar la satisfacción del cliente y la fidelización, tanto para nuevas ideas de negocios, como para las operaciones de siempre.
En ese sentido, a lo largo de este artículo podrás descubrir mucho sobre los sistemas de gestión de calidad. Entenderás qué son, para qué sirven, qué ventajas y desventajas tiene, cuáles son los factores que intervienen, y más datos relevantes.
¿Qué es un sistema de gestión de calidad?
Un sistema de gestión de calidad es aquel que permite captar, ordenar y compartir información de manera óptima y utilizando tecnología. Pero, ¿para qué lo hace? La finalidad es lograr la satisfacción del cliente y el mercado, mientras que cumplen los propios objetivos del negocio y se opera con las normativas pertinentes.
Con estos sistemas, también llamados SGC, se pueden procesar muchos datos y mantener la calidad de los productos o servicios al atender cada parte interesado. Dichas partes pueden ser clientes, empleados, proveedores e instituciones gubernamentales.
¿Para qué sirve un sistema de gestión de calidad?
De forma general, el sistema de gestión de calidad sirve para llevar los procesos por buen puerto mientras se optimizan los recursos. Sin embargo, hay más aspectos relacionados.
- Puede lograr consistencia en los procesos: Al poder recopilar y organizar mucha información, minimiza el riesgo de errores humanos y mantiene la calidad en los procesos. La mayoría de las empresas se enfrentan a estos desafíos por no apostar por herramientas de SGC.
- Hace que las decisiones sean informadas e impulsadas por datos: Permite que las empresas acierten más en sus decisiones porque tienen a su disposición una gran cantidad de datos relevantes. Con esto se pueden detectar problemas y al mismo tiempo soluciones.
- Sirve para motivar a los empleados: Al optimizar los procesos, hace que los empleados estén más motivados y sientan que el trabajo está siendo efectivo.
- Genera satisfacción en los clientes: Es un sistema esencial para crear lazos fuertes entre una marca y su consumidor. En especial porque permite acertar con las estrategias y calidad del producto o servicio.
Ventajas de utilizar un sistema de gestión de calidad
Con lo anterior, puedes proyectar todas las ventajas que trae tener un sistema de gestión de calidad. Pero, te indicaremos otros puntos importantes.
- Aumenta la satisfacción del cliente: Te permite mantener y crear productos y servicios de la mejor calidad, haciendo que el cliente reciba lo que espera.
- Permite operar con mayor eficiencia: Estos sistemas hacen que cada proceso se mantenga en el punto óptimo y evita una gran cantidad de errores.
- Cumple las normativas: Hace más fácil el cumplimiento de normativas y estándares de calidad, como los de ISO 9001.
- Mejora continua: Permite mejorar constantemente los procesos porque ayuda a detectar fallas e implementar buenas estrategias.
- Mejora la toma de decisiones: Genera datos y análisis que hacen que se tomen decisiones informadas y más rápido.
- Reducción de riesgos: Identifica y permite gestionar los riesgos más rápido. Esto ayuda a que no se comprometa la calidad del servicio o producto.
- Mejora la imagen de la empresa: Al mantener la calidad, hace que la imagen de la empresa sea positiva y atractiva para los clientes fieles y potenciales.
Desventajas de utilizar un sistema de gestión de calidad
Un SGC también puede tener ciertas desventajas, tales como:
- Costes de implementación: Suele ser algo costoso, en especial si se tratan de negocios pequeños y medianos, pues van a requerir capacitaciones para manejarlo.
- Resistencia al cambio: Puede generar cierta inconformidad en algunas áreas que se resisten al cambio con estas herramientas.
- Carga administrativa: Se deben llevar registros y cierta documentación para mantener el sistema, lo cual genera una carga administrativa extra.
- Enfocarse en la conformidad: Si solo se enfocan en las normativas y regulaciones, no habrá tanto espacio para ser creativos.
- Tiempo para implementarlo: Puede requerir un tiempo largo para implementarse, al igual que una buena planificación antes de que funcione.
Factores clave en un sistema de gestión de calidad
Hay varios factores que intervienen para que los sistemas de gestión de calidad funcionen. A continuación, te los explicamos.
- Política de calidad: La empresa debe tener una declaración formal para establecer su compromiso y los objetivos que desea conseguir con respecto a la calidad. De esta forma, se busca satisfacer al cliente y mejorar.
- Planificación de la calidad: Se conocen los objetivos, se establecen recursos y procesos para conseguirlos.
- Control de calidad: Se hace para cumplir con todos los requisitos de calidad. Aquí se lleva un seguimiento de cada proceso de forma técnica.
- Aseguramiento de la calidad: Son actividades sistemáticas y planificadas que conforman el sistema. Ayuda a generar confianza.
- Gestión de recursos: Un SGC necesita ciertos recursos para implementarse, incluyendo personal capacitado y equipos.
- Gestión de procesos: Se debe mejorar y gestionar de forma continua cada proceso para lograr la calidad esperada.
- Medición, análisis y mejora: Son tres elementos indispensables que permiten hacer seguimiento a los SGC y mejorar.
¿Cómo implementar un sistema de gestión de calidad?
Si deseas implementar un SGC dentro de una empresa, debes seguir algunos pasos esenciales. Estos son los siguientes:
- Hacer una evaluación inicial: Debes hacer esto con los procesos y operaciones que existen para saber qué tan cerca están de los requisitos de calidad.
- Desarrollo de documentación: Se debe hacer la creación de documentos para registrar los procesos, tener manuales de calidad y todo lo relacionado con implementar el SGC.
- Formación y capacitación de trabajadores: Todos deben conocer el SGC y su relación con la calidad de los productos y servicios de la empresa.
- Implementar procesos: llega el momento de implementar el SGC mentiras se monitorea que todo se haga según lo definido y las políticas establecidas.
- Auditorías internas: Se realizan de manera periódica para evaluar el funcionamiento del SGC.
- Revisión por la dirección: Los directores deben revisar con frecuencia el SGC y asegurarse de que esté funcionando de la mejor manera.
Ejemplo de sistemas de gestión de calidad empresarial
Muchas marcas y empresas utilizan sistemas de gestión de calidad empresarial para ofrecer productos y servicios de la mejor calidad. Aquí te mostramos algunos ejemplos.
Nestlé
El SGC que utiliza Nestlé es un HACCP, Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control. Esto permite que sus alimentos se hagan con la seguridad apropiada sin poner en riesgo la salud de los consumidores.
El sistema identifica y evalúa cualquier peligro durante la producción, mientras que los puntos críticos de control, se determinan en diferentes etapas con el fin de minimizar cualquier riesgo.
Toyota
La marca tiene el Toyota Production System (TPS), el cual contempla el Just In Time (JIT), que genera producción según la demanda que tengan, lo cual minimiza inventarios y evita desperdicios del mismo.
Además de lo anterior, se trata de un sistema automatizado, pero donde intervienen humanos, pues verifican los procesos y detienen cualquier producción si existen problemas.
General Electric (GE)
General Electric (GE) Utiliza una estructura DMAIC, la cual significa Define, Measure, Analyze, Improve, Control. Esta es necesaria para que sus procesos mejoren continuamente y se apoya del Six Sigma, el cual utiliza herramientas estadísticas para reducir la variabilidad y que existan menos errores en sus procesos.
