Todo negocio y emprendedor debe conocer qué es un inventario y la correcta gestión de inventarios para operar de manera organizada.
Si tienes algunas ideas de negocio o deseas crear una empresa, es fundamental que comprendas muchos conceptos relacionados con su gestión. Por ejemplo, saber qué es un inventario, será relevante para el control de los productos disponibles y operar de forma organizada.
De manera resumida, la gestión de inventarios consiste en llevar una lista con detalles sobre los bienes disponibles en la empresa y también reflejar los que faltan. Sin embargo, no existe un solo tipo de “lista” y podrás clasificar a los inventarios de varias maneras.
A lo largo de este artículo te explicaremos los detalles, conoce el concepto de inventario, por qué es tan importante, sus principales características, los tipos que existen y algunos ejemplos. Esta información será una guía para cualquier emprendedor.
¿Qué es un inventario?
El inventario se considera una herramienta para el control de los bienes, activos o productos de un negocio o persona, ya que no solo aplica para las empresas. También se trata de un registro tangible muy importante para la contabilidad, pues el mismo lleva el control de los stocks.
Lo puedes imaginar como una lista en la cual se van registrando todos los bienes o productos. En dicha lista se refleja lo que existe, lo que falta (por ventas o fugas) y es vital para identificar cuando han ocurrido robos o pérdidas.
¿Y qué puede ir dentro del inventario? Muchas cosas, depende del negocio o la persona. Desde la lista de tuberías en una ferretería, hasta los vehículos que tiene una persona.
¿Por qué es importante realizar la gestión de inventarios?
Ya sabemos qué es un inventario, pero ¿por qué es tan importante llevar este registro? Su relevancia se determina mejor dentro de las operaciones de un negocio.
- Ayuda a que los negocios sepan cómo fluctúan sus artículos
- Permite tomar decisiones sobre las compras a proveedores.
- Arroja datos sobre las existencias y lo que se puede ofrecer al público.
- Garantiza que no existan mermas, fugas por robo o excedentes de artículos.
Por supuesto, para que tenga toda esa utilidad, se debe llevar una buena gestión y crear balances precisos.
Características de los inventarios
Para complementar qué es un inventario, debemos también conocer todas sus características. A continuación, te hablamos de las principales, las mismas que determinan su funcionamiento y beneficios.
Funciona como base de datos
Su funcionamiento consiste en tener una base de datos sobre los activos o productos. Allí se registra información relevante como el nombre del producto u objeto, descripción, valor y ubicación. Todo se lleva a cobo de forma ordenada para tener una operación transparente.
Ayudan a controlar el stock y los movimientos realizados
Otra característica es que ayuda a controlar el stock y los movimientos de mercancía. En los inventarios no solo se determina qué existe, sino qué sale y qué falta. Por ello, también se agregan: Fechas de ingresos de mercancía, salida de mercancía, estatus e historial de actualización.
Ayudan a tener un control temporal de la situación
Al recordar qué es un inventario, también debes recordar que permite llevar un control de todo. Son instrumentos dinámicos y que se ejecutan de forma frecuente. Incluso se moviliza a cada instante y de forma automática cuando se vende un producto y se registra en el sistema.
Son un reflejo de la producción empresarial
El inventario también determina lo que se produce y lo que se vende, por ello se considera un reflejo de la producción empresarial. Por ejemplo, allí se puede verificar que productos tienen más movilidad, cuáles están estancados y con estos tomar mejores decisiones comerciales.
Tipos de inventarios
Hay varios tipos de inventarios y cada uno se utiliza según las necesidades de la persona o empresa. A continuación, te explicamos las clasificaciones.
Inventario según el período fiscal
Sabemos qué es un inventario según el periodo fiscal ya que son aquellos que se hacen de acuerdo al año fiscal del negocio. Dentro del mismo encontramos:
- Inventario inicial: Se hace comenzando el periodo contable y antes de realizar la primera venta.
- Inventario final: Se hace en el cierre del ejercicio económico para determinar los bienes después de las operaciones.
Inventario según periodicidad de producción
Según la periodicidad de producción, sabemos qué es un inventario, conociendo los siguientes inventarios:
- Inventario anual: se hace una vez por año y confirma los resultados obtenidos en ese periodo.
- Inventario periódico: El que se hace más de una vez por año.
- Inventario cíclico: También se conoce como rotativo y se diferencia del anterior en que se da prioridad a unas referencias, como las fechas de caducidad de un producto.
- Inventario permanente o perpetuo: Es el que se hace constantemente y va reflejando el stock disponible.
Elegir alguno de los inventarios anteriores, dependerá del tipo de negocio y lo que él mismo considere y necesite controlar.
Inventario según el tipo de producto
Conocer qué es un inventario según el tipo de producto que se maneja es fundamental.
- Inventario de materias primas: Para saber cuáles están disponibles para fabricar.
- Inventario de suministros de fábrica: Sirve para registrar materiales que se usan en procesos de producción y que se puedan cuantificar.
- Inventario de productos terminados: lleva el control de los productos finalizados para vender.
- Inventario de mercancía: lleva el control de bienes o productos adquiridos para venderse.
Inventario según su función
Según la función que se le siguen, podemos sabér qué es un inventario y conocer los siguientes:
- Inventario en tránsito o en ductos: Sirve para cuantificar productos o materiales que van en camino desde proveedores o almacenes.
- Inventario de seguridad o de reserva: Se utiliza para registrar productos y materias primas que el negocio tiene en reserva para complementar algún fallo.
- Inventario de previsión o estacional: Agrupa las referencias de productos almacenados para futuras demandas o por temporadas.
- Inventario de desacoplamiento: Lleva el control de inventarios con dos tasas de producción diferentes.
Otros tipos de inventarios
Además de lo anterior, existen otros tipos de inventarios que puedes conocer.
- Inventario disponible: El que refleja los productos disponibles cuando son necesarios, tanto para vender como para producir.
- Inventario en línea: Tiene referencias que están por entrar en línea de producción.
- Inventario en cuarentena: Lleva las referencias que necesitan ser almacenadas por cierto tiempo antes de poder usarlas.
- Inventario físico: El que se puede hacer con un conteo manual y yendo de producto en producto.
¿Cómo crear un inventario desde cero?
En este punto ya sabemos qué es un inventario y los tipos que existen, pero ¿de qué manera puedes crear uno partiendo desde cero? Te lo explicaremos en simples pasos.
- Identifica donde se almacena el inventario: Debes revisar en qué sitio se almacenará, si necesitas un solo lugar o varios. El espacio debe ser el ideal y con la cooperación de suficientes personas.
- Cuenta con un equipo de inventario: Partiendo de lo último, debes contar con un equipo que lleve el inventario en todas sus etapas.
- Ten las herramientas adecuadas: Toda gestión de inventarios necesita herramientas para llevarlo. Por ejemplo, tener un buen software para registrar cada detalle.
- Establece métodos para administrar el inventario: Deberás elegir un método de control de inventario eficaz, lo cual dependerá del tipo de negocio y producto que se maneje.
- Crea una hoja para el periodo en curso: Se registrará el inventario según los periodos que necesite llevar la empresa.
- Agregar un código para cada producto: esto permite que se controlen mejor y no se repitan en el sistema.
- Anota una descripción: Haz una columna para describir el producto.
- Anota las existencias del período anterior: Es la cifra con la que partes y te permitirá comparar y actualizar después.
- Crea la columna de entradas: Hay que dejar este espacio en caso de que se deban registrar más productos en el periodo.
- Crea columnas de salidas: Es lo que se hace para las ventas o salidas de productos, pues también se debe registrar lo que no está.
- Dejar espacio para una columna de stock vigente: Suelen ir los datos de los productos disponibles al momento.
Ejemplo de tipos de inventarios
Podemos tener muchos ejemplos de inventarios, casi tantos como existen, pero te vamos a hablar de uno de los más utilizados, sabiendo qué es un inventario y conociendo el inventario cíclico.
Imagina que tienes un negocio de venta de vasos ecológicos y biodegradables. Necesitas tener un flujo de mercancía constante para satisfacer la demanda de tus clientes y esto se lleva muy bien de forma cíclica. Si has evaluado la forma en que compran los vasos, sabes cuando debes sustituir cada tipo y reflejar como en el siguiente cuadro:
| Frecuencia | Periodo | Código | Producto | Cantidad | Costo unitario | Total |
| Mensual | Ene-Feb | 1010 | Vaso pequeño | 500 | 1€ | 500€ |
| Trimestral | Ene-Abr | 1020 | Vaso mediano | 350 | 2€ | 700€ |
| Semestral | Ene-Jun | 1030 | Vaso grande | 200 | 3€ | 600€ |
| Anual | Ene-Dic | 1040 | Vaso extragrande | 100 | 4€ | 400€ |
En ese cuadro puedes notar todos los datos relacionados con el producto, sin embargo, lo más destacado son los periodos y la frecuencia en las cuales se debe reponer ese tipo de mercancía.
Por otro lado, si ofrecieras productos alimenticios, en el inventario es recomendable guiarse por las fechas de entrada del producto, eso evita que se descomponga o tengas en stock algo que no se pueda vender.
