Un acta de reunión puede ser un documento aliado entre cualquier encuentro profesional o reuniones de empresas. Aquí se registra información importante que servirá para la futura toma de decisiones, e incluso para organizar otros encuentros que impulsen proyectos.
Para redactar un acta de este estilo, es fundamental detallar puntos relevantes como fecha, hora, participantes, temas tratados y conclusiones. Esto fomenta la transparencia en la gestión de empresas y asegura que todos los involucrados estén al tanto. Además, es perfecto cuando se están desarrollando nuevas ideas de negocio.
Te invitamos a seguirnos a lo largo del artículo y descubrir mucho más sobre este tipo de actas. Aprende qué es un acta de reunión, para qué sirve, cómo debe ser redactada, qué elementos involucra, e incluso un ejemplo práctico para llevarte contigo.
¿Qué es un acta de reunión?
Se entiende por acta de reunión al documento redactado con información relevante sobre encuentros entre varios profesionales, grupos o empleados en una empresa. Allí se plasma lo que se habla en la reunión y las conclusiones de la misma, en caso de haberlas.
Asimismo, estas actas se redactan por personas con buenas habilidades de redacción, tales como secretarias y asistentes capacitadas. Es importante que se lleve la estructura adecuada y en orden.
¿Para qué sirve un acta de reunión?
Al entender su concepto, puedes intuir para qué sirven las actas de reunión, pero vamos a especificarlo de la siguiente manera:
- Sirve como certificado de lo que sucede, se habla y concluye dentro de una reunión entre profesionales o de negocios.
- Es un documento de soporte y que válida lo que acuerdan las partes.
- Funciona como instrumento interno para comprobar las tareas que se asignan a los empleados o miembros de un proyecto.
- Ayuda a que se cumplan los objetivos de manera más organizada, ya que guarda datos preciosos e importantes.
¿Cómo redactar un acta de reunión correctamente?
Al buscar cualquier acta de reunión, te podrás encontrar con modelos diferentes, ya que irán variando según las costumbres y necesidades de las empresas. No obstante, hay factores comunes que hacen que este documento sea válido y funcione.
¿Qué debe contener?
- Contextualización: Es la pista que indica el momento, cómo y la razón por la cual se hace la reunión.
- Orden del día: Aquí se incluyen los diferentes temas a tratar, el general y los puntos específicos.
- Desarrollo de la sesión: Aquí es donde se plasmarán todos los temas tratados, tanto los organizados previamente, como los que surjan.
- Acuerdos y compromisos: Se deben dejar claro los acuerdos llegados y en lo que se compromete cada parte.
- Fecha de la próxima reunión: No suele ser obligatorio, pero en caso de tener una fecha, se deja plasmada en el acta.
Todo esto debe ser redactado con orden para que permita hacer seguimiento a las acciones efectuadas, al igual que las futuras.
Elementos que componen una carta de reunión
Ya hemos explicado cómo se puede redactar un acta o carta de reunión, pero nos extenderemos sobre cada elemento que la compone. De esta manera se podrá tener una estructura más clara.
Datos de identificación de la reunión
Aquí se incluirá la fecha en que se realiza la reunión, el sitio y los participantes de la misma. Además, es recomendable nombrar a los involucrados según el cargo que desarrollan en la empresa o dentro del proyecto específico.
Orden del día de la reunión
En el orden del día se pactan los temas a tratar y las secciones de la reunión, el mismo puede ser de la siguiente manera:
- Bienvenida y apertura de la reunión
- Aprobación del acta de reunión anterior
- Verificación de cada tema a tratar
- Debate entre temas y modificación de orden del día
- Preguntas
- Acuerdo
- Cierre
Diálogo de temas tratados
Muchos temas se deben plasmar tal cual en el acta con las palabras exactas que se han mencionado y las personas involucradas. Por ello, siempre se necesita que alguien transcriba y guarde todo.
Aquí podemos considerar lo siguiente:
- Resumir los temas tratados, pero con orden.
- Mencionar las propuestas de cada involucrado, al igual que las posiciones de los mismos sobre los temas.
Toma de decisiones
Este es uno de los elementos más importantes dentro de las reuniones y, por lo tanto, debe estar en el acta. Es un punto en donde existirán acuerdos y desacuerdos entre los participantes, lo cual puede ser por medio de votaciones.
Cierre y pie de acta
Las actas contienen esto al pie del formato. Allí se indica la firma de la secretaria/o y del líder de la reunión.
Tipos de acta de reunión
Hay varios tipos de actas de reunión y cada una se adaptará a los objetivos del encuentro. Y aunque pueden tener diferencias en la estructura, la mayoría sigue la fórmula general, con cronologías, orden de cada tema y decisiones.
A continuación, te explicamos las actas que debes conocer.
Acta de reunión textual
Cuando hablamos de un acta textual, es aquella en donde se plasman las palabras exactas que se han dicho dentro de la reunión. No se trata de resúmenes o paráfrasis, sino las palabras literales que se han mencionado y con muchos detalles. Son recomendadas para reuniones legales o muy formales.
Acta de reunión de resumen
A diferencia de la anterior, las actas de reunión de resumen si plasman los temas tratados y los puntos en forma resumida. Su objetivo es poder mencionar lo más relevante del encuentro y suele emplearse en reuniones de alto nivel.
Acta de reunión de resolución
Esta acta es más específica, pues sirve para plasmar las tomas de decisiones de la reunión. No se centra en los temas punto por punto, sino en las conclusiones del encuentro, siendo muy útil para los comités y juntas directivas.
Acta de reunión informativa
Las actas de reunión informativa se utilizan para plasmar detalles sobre un tema específico dentro del encuentro. Por ello, resulta esencial para enviar actualizaciones de proyectos o temas de interés para ciertos empleados.
Acta de reunión de acciones
Por último, no nos podemos olvidar del acta de reunión de acciones. Son las que se utilizan para plasmar las acciones acordadas y los detalles sobre cada tarea involucrada. Podemos incluir las personas responsables, fechas y más datos relevantes.
Ejemplo de acta de una reunión
Para cerrar, te indicaremos un ejemplo de acta de reunión. El formato puede variar su diseño, pero encontrarás todos los elementos con información relevante.
- Empresa: El Horizonte
- Sesión #5
- Fecha: 12/06/2024
- Hora: 10:30 am
- Lugar: Sala de reuniones principal de la empresa
Asistencia:
- Carlos González, jefe de Marketing
- María Salazar, diseñadora audiovisual
- Marcos Gutiérrez, diseñador de redes
- Lorena Romero, copywriter de redes sociales
- Héctor Morales, gestor de campañas
- Patricia Rojas, diseñadora de productos
Objetivo de la reunión: Lluvia de ideas para ajustarse a las tendencias de Inteligencia Artificial como herramientas de apoyo para las campañas y productos.
Orden del día:
- Bienvenida
- Impresiones sobre nuestras campañas actuales de marketing
- Dudas de los clientes sobre la inteligencia artificial
- Propuestas para nuevas herramientas de trabajo con inteligencia artificial
- Espacio de preguntas
- Lluvia de ideas
- Decisiones
Moderador: Carlos González, Jefe de Marketing
Debate: Se han propuesto una serie de herramientas de inteligencia artificial para agilizar las campañas de marketing, diseño de gráficos y productos. Sin embargo, algunos sugieren que hay herramientas más populares, pero con menos eficiencia, por lo que se sugieren múltiples alternativas entre todos los participantes.
Conclusiones: Se probarán, al menos, 4 herramientas por cada sección del departamento de Marketing y se elegirán las más convenientes para apoyar el trabajo de los empleados.
Plazo: En las siguientes 4 semanas a partir de esta reunión.
Sin más asuntos que tratar, el presidente levanta la sesión a las 12:30 horas.
Firma:
