No se puede hablar de la buena gestión de empresas, sin mencionar la organización de una empresa. De esto depende que se puedan lograr los objetivos y que cada área trabaje de la forma más óptima, incluyendo el mejor uso de recursos y tiempo.
De hecho, se pueden tener grandes ideas de negocios y aun así fallar porque no existe una buena organización para desarrollarlas. Cada emprendedor o dueño de una empresa, debe entender cómo organizar las operaciones y proyectos.
En ese sentido, con este artículo aprenderás más sobre el tema. Sigue leyendo y descubre cómo se organiza una empresa, las formas de organizarla, cómo mejorar cuando ya existen operaciones en marcha, y diversos consejos relevantes.
¿Cómo se organiza una empresa?
Existen pasos previos, pero lo más frecuente es ver la organización de una empresa cuando la misma está funcionando. A muchos les parece más fácil ajustar todo en la marcha mientras vayan surgiendo necesidades.
No obstante, se recomienda tener la organización antes de ponerla en marcha. Con esto estarías previniendo muchos errores e ineficiencia. Además, una estructura organizativa bien definida, permite que exista mayor comunicación y mejor flujo de trabajo.
Formas de organización de una empresa
Existen varias maneras de hacer la organización de una empresa. A continuación, te las explicamos.
Organización en función de las tareas
La organización en función de las tareas es aquella que se crea para agrupar cierto número de actividades que se desarrollan en torno a tareas. Por ejemplo, tener áreas como la de finanzas, mercadeo o recursos humanos. Cada sección permite gestionar operaciones afines y con personal especializado.
Organización en función de los productos
Esta forma de organización es ideal cuando existe una gran cantidad de productos o servicios. También cuando hay pocos, pero son muy diferentes y necesitan grupos para cada uno.
Con esto se pueden alcanzar objetivos trabajando en un tipo de producto o grupos de ellos por separado.
Organización en función de la zona geográfica
Esta organización es común para empresas que abarcan muchos territorios. Será necesario repartir geográficamente y asignar unidades. Dicho orden ayuda a enfocarse en áreas donde estén las herramientas o personal más capacitado.
Organización según procesos
Las empresas de producción industrial utilizan mucho esta forma de organización. Lo que busca es concentrar recursos para todas las fases al momento de crear productos. Además, como puede suceder con las opciones anteriores, se deben establecer los recursos que pueden ser comunes con otras áreas.
Organización de una empresa por proyectos
Dentro de algunas empresas, se desarrollan proyectos con un tiempo determinado. Suele ser común para grandes negocios y en los que se requiere una estructura más compleja y con muchos recursos.
La organización ayuda a que se encuentre cada perfil y recurso al momento de abrir un proyecto o monitorear el que está en marcha.
¿Cómo saber si una empresa no está organizada?
Así como la organización de una empresa se puede evidenciar muy fácil, la desorganización también se refleja.
Aquí te hablamos de algunos indicadores:
- Existen conflictos entre equipos y es difícil resolverlos.
- No se planifican actividades.
- Es complejo ver dónde nació un problema.
- Las mejoras no se reflejan de manera general, son muy puntuales.
- No se cumplen plazos.
- Las reuniones de planificación estratégica no dan resultado.
- Existe mucha insatisfacción entre los clientes.
- El alto mando no está alineado.
- No existe registro ni manual de procedimientos.
- Hay más gastos que rentabilidad.
- Encuentras problemas en inventarios y un stock incompleto.
- La comunicación es muy mala.
- No existe coherencia entre informes de ventas y el acceso a estos datos es difícil.
¿Cómo mejorar la organización de una empresa?
Te indicaremos varios consejos que te serán de mucha ayuda para mejorar la organización de una empresa. No importa si es un negocio pequeño, mediano o una gran comparación, puedes ajustarlo y tener una estructura organizativa funcional.
Plantear los objetivos de forma precisa
Debes establecer objetivos, tanto generales como específicos, para tener un rumbo definido y pasos a seguir. Dichos objetivos deben ser claros, realistas y con un tiempo determinado para alcanzarlos. Además, es importante que tengan coherencia con los valores de la empresa y las metas de cada área.
Mejora la comunicación interna
No existe buena organización si no tienes una comunicación efectiva. Se trata de un elemento crucial para cualquier equipo y negocio. Trata de que existan suficientes canales para que todos entiendan los procesos, y al mismo tiempo, debes incentivar la participación y aporte de ideas constantes.
Invierte en transformación digital
Dentro de cualquier estructura organizacional debe existir la transformación digital. Esto hará que los procesos sean más ágiles mientras que mantienes un perfil competitivo en el mercado.
Cada tecnología debe ser diferente, pues dependerá de lo que necesites para tu tipo de negocio. Trata de estar actualizado con las herramientas de gestión administrativa, servicio al cliente, marketing y más.
Trabaja los flujos de trabajo
Otro consejo es analizar con frecuencia los flujos de trabajo y mejorarlos las veces que sea necesario. Lo ideal es utilizar métricas para entender el rendimiento de cada uno, de esa forma se evalúa y determina si van con los objetivos que se quieren alcanzar.
Forma a los empleados en gestión y organización
La organización de una empresa no es trabajo de una sola persona o grupo de ellas, se debe hacer consciente a todos los empleados. Por ello, es recomendable dar formación sobre esto.
Mientras más empleados tengan herramientas sobre organización y gestión, mejores se llevarán los procesos. También ayuda a que aporten mejores ideas y soluciones.
Trabaja el liderazgo empresarial
Los líderes son figuras muy relevantes para gestionar una empresa de manera ordenada. Este tipo de personas son necesarias para motivar, ayudar a resolver problemas, impulsar equipos y proporcionar una visión integral.
Es necesario mejorar las habilidades de liderazgo con frecuencia, pues los que llevan estos roles son vitamina para cada equipo de trabajo.
Utiliza las reuniones efectivas y breves
Las reuniones son necesarias, pero no deben ser extensas. Lo ideal es gestionar todo con reuniones de 10 a 15 minutos como máximo. Esto puede hacerse en cada departamento y analizar lo que está ocurriendo, pues también forma parte de la comunicación efectiva.
Crea un ambiente laboral favorable
El clima laboral siempre influirá en la manera en que se hacen las actividades, el seguimiento de la estructura organizativa y la satisfacción de los empleados. Por ello, si deseas una empresa más eficaz, no dudes en crear un entorno amigable y seguro para todos tu equipo.
Motiva a los miembros del equipo
Por último, recuerda motivar a cada miembro del equipo con incentivos de varios tipos. Mientras se sientan valorados, mejorarán en cada proceso y existirá un orden coherente para las actividades. De lo contrario, será complicado alcanzar objetivos o solucionar problemas.
Ejemplo de organización de una empresa
Para cerrar, te debemos un ejemplo que puedes tomar e imaginar cómo sería la organización dentro de una empresa.
- Una empresa busca soluciones para gestionar de manera más efectiva las reuniones.
- Encuentran una herramienta que permite organizar las reuniones según asuntos, gestionar roles de las personas, reuniones remotas y más.
- Sienten que también es necesario capacitar a los empleados en ciberseguridad para manejar ciertas herramientas, datos y sistemas.
- Inician el programa de capacitación y se aseguran que cada empleado entienda los riesgos al momento de tratar datos. Esto irá disminuyendo cualquier amenaza de seguridad.
- La misma empresa trata de hacer que todos los departamentos estén alineados con los valores de la empresa.
- Trata de simplificar procesos para hacerlos más fáciles e identificar áreas que pueden ser automatizadas.
- Establecen varios canales de comunicación, además de las reuniones, para que cada miembro de equipos y departamentos comprenda cómo se está trabajando. Estos son correo electrónico y chat en tiempo real.
