Un informe de ventas es una herramienta necesaria para evaluar el desempeño comercial de cualquier empresa. Utiliza datos detallados para analizar tendencias, encontrar oportunidades y tomar las mejores decisiones según números e información real.
Asimismo, una buena gestión de empresas requiere informes claros y bien organizados para optimizar procesos y aumentar la rentabilidad. Además, muchas ideas de negocios exitosas se basan en el análisis de ventas para ajustar estrategias y potenciar el crecimiento.
Si te interesa saber más del tema, te invitamos a seguir leyendo a lo largo del artículo. Aquí descubrirás qué es un informe de ventas, cuál es su importancia, qué tipos existen, qué incluye, cómo hacerlo y ejemplos del mismo.
¿Qué es un informe de ventas?
Es una herramienta que detalla las operaciones de las empresas y su situación a nivel comercial. A partir de esta información, la directiva puede tomar las decisiones más estratégicas para mejorar procesos o mantenerlos.
Por otro lado, si no es un informe claro y bien estructurado, sería complicado entender el volumen de ventas y cómo se están desempeñando los responsables.
Importancia del informe de ventas para las empresas
Este informe surge después de analizar métricas sobre todas las actividades comerciales de una empresa. Esto lo hace de vital importancia para entender su rentabilidad o mejorarla en caso de haber declives o estancamientos.
Además, es importante porque:
- Ayuda a tomar decisiones basándonos en situaciones reales y con datos reales.
- Permite identificar la manera de mejorar la conversión
- Es clave para mejorar las estrategias de crecimiento.
- Ayuda a establecer previsiones.
- Permite comparar varios periodos de tiempo.
- Detecta y genera información sobre los errores de cobro
Tipos de informe de ventas
Además de su concepto e importancia, es necesario que conozcas los tipos de informe de ventas que existen. A continuación, te los explicamos:
- Resumen de ventas: Permite ver el crecimiento y movimientos de las ventas.
- Informe de ganancias y pérdidas: Está centrado en analizar la cantidad de clientes que entran o se pierden.
- Informe de contactos: Es necesario para detectar nuevas oportunidades.
- Informe de tiempo medio del ciclo de cliente: Detalla el viaje desde que el cliente contacta, hasta que se cierra la venta.
- Número de ventas de cada vendedor: Esto puede ser en diferentes periodos, tales como mensual, trimestral o anual.
¿Qué debe incluir un informe de ventas?
Los datos dentro del informe de ventas dependerá del tipo de informe que se esté realizando y lo que se necesita informar.
Según algunos tipos de informes, lo vemos de la siguiente manera:
- Resumen de ventas: Contiene información más general sobre el progreso de las ventas y en qué nivel se encuentra el negocio con porcentajes incluidos.
- Informa de ganancias y pérdidas: Incluye la cantidad de clientes que se han ganado y los que han dejado de elegir la marca. Aquí se suelen analizar detalles como cotizaciones y tasas de cierre por año.
- Informe de contactos: Ayuda a encontrar oportunidades e incluye contactos con fechas más relevante que permita llegar hasta ellos.
¿Cómo hacer un informe de ventas paso a paso?
Para realizar un informe de ventas efectivo, necesitas conocer varios datos y seguir una estructura. Aquí te lo explicaremos.
Definir el objetivo del informe de ventas
Lo primero que debes analizar es el objetivo del informe, aquello que deseas informar. Recuerda que existen varios tipos y todo dependerá de a quién vaya dirigido o los datos que se necesitan.
Cuando tengas el objetivo, entonces elegirás el camino para desarrollar todo el informe. Si simplemente pones todos los datos al azar, sería poco viable y difícil de interpretar.
Recopilar información necesaria
Una vez que tengas claro tu objetivo, elegirás el periodo del tiempo en que harás el análisis de los datos y comenzarás a recopilar información. Si eliges un informe mensual de ventas, puedes poner la información de cada vendedor en una tabla y al final un monto con la cifra mensual.
Por otro lado, existen muchos indicadores que, dependiendo del objetivo, interesan. Así que toca recopilar toda la información disponible.
Unificar datos obtenidos
Después de recopilar información, llega el momento de unificar los datos. Esto será muy útil porque suele haber datos de diferentes fuentes y es necesario ordenarlos para tener una cifra o porcentaje.
Aquí recuerda que no puedes perder ningún dato porque sería perjudicial para tu informe y para los análisis comerciales de la empresa.
Representar gráficamente los resultados
¿De qué manera se puede representar gráficamente todo esto? Siguiendo algunos pasos:
- Inserta los datos en el gráfico que elijas. El de columna es el más utilizado porque todos lo entienden mejor.
- Agrupa las ventas del periodo elegido en el eje X.
- Selecciona las previsiones de ventas para representarlas con una línea.
- Añade un valor de previsión de ventas a cada vendedor o agente comercial.
Nota: Elige la herramienta que mejor sepas usar, lo importante es que sustituyas los datos para que se visualice en un gráfico.
Comunicar el análisis del informe de ventas
Por último, debes comunicar y compartir tu informe de ventas a todas las personas interesadas. Esto se suele hacer digitalmente, durante reuniones o mediante correos electrónicos, todo depende de la dinámica de la empresa.
Ejemplo de informe de ventas
Para cerrar, te dejamos un ejemplo de informe de ventas muy utilizado. Se trata de un reporte anual con proyecciones, en donde se comparan los ingresos de ventas de varios años, hasta el último. Es uno de los más simples y también puedes complementarlo con un gráfico.
