Verifactu y la nueva facturación electrónica: lo que debes saber antes de 2026

La digitalización de la Administración —y con ella, la de las empresas y los autónomos— da un paso más con la llegada de Verifactu y la factura electrónica. A partir del 1 de enero de 2026, ambas medidas serán obligatorias para todas las empresas sujetas al Impuesto de Sociedades y desde el 1 de julio para los profesionales acogidos al régimen de IRPF con actividades económicas. 

A primera vista plantea un reto técnico y organizativo, pero al mismo tiempo estas reformas representan una oportunidad para modernizar la gestión, automatizar procesos y ganar eficiencia en el día a día. 

No obstante, las cifras indican que muchos autónomos y pymes aún no están preparados. Casi la mitad de los autónomos y pymes (47,3%) desconoce Verifactu o su fecha de entrada en vigor, uno de cada cuatro no ha iniciado el proceso de adaptación y solo un 27 % afirma estar implantándolo. Esta situación evidencia la necesidad urgente de acelerar la preparación antes de que el nuevo sistema transforme la forma de emitir y comunicar facturas a la Agencia Tributaria, garantizando su trazabilidad digital. 

En este contexto, contar con el acompañamiento de un socio financiero que entienda las necesidades del tejido empresarial resulta esencial para afrontar la transición con garantías. Entidades como Cajamar, que desde hace años impulsa la digitalización de pymes y autónomos, ofrecen herramientas y asesoramiento especializado que facilitan la adaptación a estos nuevos requisitos en la operativa diaria, tanto a través de sus TPV, su banca online o sus servicios de apoyo empresarial.

Para despejar las dudas que aún surgen entre los profesionales y ofrecer orientación práctica sobre cómo adaptarse a las normas que vienen, los especialistas de Cajamar responden a las dudas más frecuentes y explican cómo encarar este proceso de forma sencilla, eficiente y conforme a la legalidad.

¿Es lo mismo Verifactu y la factura electrónica?

Es frecuente que se confundan ambos conceptos, pero en realidad corresponden a ámbitos diferentes, aunque convergen en el objetivo común de digitalizar la facturación y reforzar el control fiscal.

• Verifactu es el nuevo sistema regulado por la Agencia Tributaria para garantizar la transparencia y trazabilidad del proceso de facturación. Obliga a que los programas informáticos de facturación estén certificados y remitan automáticamente a Hacienda los datos de cada factura (incluyendo rectificaciones o anulaciones) que llevarán un código QR y un identificador único para comprobar su autenticidad al instante. Esto impide manipulaciones, duplicidades o borrados malintencionados
• La factura electrónica, en cambio, se centra en el formato del documento. Sustituye el papel o el PDF por un archivo digital estructurado —como un XML o UBL— firmado electrónicamente y con sistemas de seguridad que respaldan su validez legal.

La factura electrónica transforma la forma de emitir y recibir facturas, mientras que Verifactu garantiza que todo el proceso se realice de manera segura, trazable y conforme a las normas de la Agencia Tributaria

¿Quiénes están exentos de usar estos sistemas?

Aunque la normativa pretende extenderse a la mayoría de empresas y autónomos, existen excepciones y casos particulares que conviene tener presentes:

• En el caso de Verifactu, quedarán exentas las empresas que ya utilizan el Suministro Inmediato de Información (SII). Tampoco se aplicará en Navarra y el País Vasco porque ya cuentan con su propia normativa foral ( NaTicket y TicketBAI, respectivamente) y esta prevalece prevalece. Si un autónomo está en el régimen de módulos y no emite facturas mediante sistema informático (o emite solo de forma manual), también puede quedar fuera de la obligación de aplicar el sistema informático regulado.
• En cuanto a la factura electrónica obligatoria, la obligatoriedad se dirige principalmente a operaciones entre empresas o entre empresa-autónomo (B2B) dentro del territorio español, por lo que no alcanza (al menos inicialmente) las ventas a particulares (B2C), las operaciones intracomunitarias y las transacciones con países fuera de la Unión Europea.

¿Por qué se implantan?

Aunque ambos sistemas comparten la meta de modernizar la facturación empresarial, cada uno tiene su origen y su razón de ser específica:

• Verifactu nace de la Ley Antifraude. Su propósito principal es fortalecer el control fiscal y aumentar la transparencia en el ciclo de facturación. Para eso requiere que el software esté certificado y envíe automáticamente los registros a la Agencia Tributaria; también, que esos registros sean accesibles, legibles y conservados para auditorías fiscales. De esta forma se busca evitar la manipulación contable y la emisión de facturas falsas, ya que la información llega en tiempo real a Hacienda, reduciendo al mínimo cualquier margen de opacidad.
• La factura electrónica tiene su base en la Ley Crea y Crece y persigue un doble objetivo: impulsar la digitalización del intercambio de documentos fiscales entre empresas (B2B) y combatir la morosidad. Al registrar de manera automática la fecha de emisión, recepción y pago de cada factura, resulta más sencillo supervisar los plazos legales (por ejemplo, máximo 60 días) y se fomenta la responsabilidad en los pagos.

Ambos sistemas, además de reforzar la transparencia y la seguridad fiscal, pretenden dar un impulso definitivo a la digitalización de pymes y autónomos, ayudándoles a ser más eficientes, competitivos y adaptarse a un entorno económico cada vez más tecnológico

Más allá del control fiscal, ¿qué ventajas aportan para empresarios y autónomos? 

Aunque a primera vista Verifactu y la factura electrónica parecen una obligación más dentro de la burocracia tributaria, en realidad suponen una oportunidad para dar un salto en la modernización de los negocios. 

La digitalización del proceso de facturación permite automatizar tareas rutinarias que antes requerían tiempo y dedicación, como la conciliación bancaria o la presentación de impuestos. Esto reduce errores contables, mejora el control de la tesorería y libera recursos que pueden destinarse a actividades de mayor valor.

Además, los programas certificados ofrecen una visión más completa y actualizada de las finanzas del negocio. Suelen integrarse fácilmente con otros sistemas de gestión —como ERP, CRM o terminales de punto de venta—, creando un flujo de información continuo que agiliza la toma de decisiones y aumenta la eficiencia.

Otra ventaja clave es la seguridad ante inspecciones o posibles sanciones. Al enviarse los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática y trazable, se minimiza el riesgo de errores y se refuerza la transparencia de todas las operaciones. Esta trazabilidad, además de aportar tranquilidad al empresario, genera confianza entre clientes, proveedores y la propia Administración, al basarse en un sistema más claro y verificable.

Por último, la implantación de Verifactu y la factura electrónica tiene un efecto transformador sobre el tejido empresarial. Obliga —en el mejor sentido— a que pymes y autónomos den un paso decidido hacia la digitalización, adoptando herramientas que mejoran la competitividad y conectan el negocio con las exigencias del entorno actual. Más que una carga administrativa, puede entenderse como una palanca de cambio para optimizar procesos, ganar agilidad y situarse un paso por delante.

¿Cómo puedo prepararme para hacer la transición sin complicaciones?

La mejor estrategia para adaptarte sin sobresaltos es anticiparte. Si aún no lo has hecho, comienza hablando con tu asesoría o gestoría para conocer cómo te afectará el cambio según tu actividad y volumen de facturación.

Después, revisa el software que utilizas actualmente y consulta con tu proveedor si será compatible con Verifactu. Si no lo es, empieza a valorar alternativas y solicita demostraciones antes de decidirte. Es fundamental que el programa esté certificado conforme al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF). Puedes comprobarlo solicitando a tu proveedor la declaración responsable que lo acredita, un documento que está obligado a facilitarte por ley.

Ten en cuenta que el reglamento exige que los programas homologados incorporen también la emisión de facturas electrónicas B2B, de modo que una sola herramienta te permitirá cumplir con ambas obligaciones.

Si trabajas con un equipo, dedica tiempo a formar a las personas que intervienen en el proceso de facturación. Familiarizarse con el nuevo sistema desde el principio facilitará una transición fluida y permitirá aprovechar desde el primer momento las ventajas de la digitalización: menos errores, más control y una gestión mucho más ágil.

¿Mi entidad financiera puede ayudarme en la transición?

Sí, desde luego, las entidades financieras pueden desempeñar un papel clave en la adaptación de empresas y autónomos al nuevo sistema de facturación verificable. No solo porque integren Verifactu en sus soluciones digitales, sino también porque pueden ofrecer asesoramiento especializado que facilita el cumplimiento normativo y la digitalización de la gestión empresarial.

Cajamar, por ejemplo, actúa como un socio estratégico para quienes desean afrontar este cambio de manera sencilla y segura. Sus soluciones digitales —que combinan TPV, banca online y herramientas de gestión— ayudan a cumplir con las nuevas obligaciones y proporcionan un entorno tecnológico preparado para trabajar con mayor eficiencia y confianza.

La Cuenta Autónomo de Cajamar incluye la plataforma e-Factura, integrada en la banca electrónica, que permite emitir, firmar y enviar facturas digitales sin necesidad de certificado electrónico ni instalaciones adicionales. Desde la pestaña “EFACTURA”, los clientes pueden generar y almacenar sus facturas con total seguridad, además de conectarlas con su software de gestión (ERP) para automatizar tareas contables y ahorrar tiempo.

Por su parte, el TPV del Grupo Cooperativo Cajamar desempeña un papel esencial en la automatización de los procesos de cobro y facturación. Su servicio de anticipo de facturación para TPV permite gestionar pagos y anticipos derivados de las ventas e integrarse con sistemas de facturación electrónica, simplificando la gestión diaria y ayudando a cumplir con los nuevos requisitos de la Agencia Tributaria.

En conjunto, estos servicios posicionan a las entidades financieras como aliados tecnológicos de pymes y autónomos, facilitando una transición más ágil y con menos riesgos.

Cajamar ofrece un ecosistema digital completo que combina herramientas tecnológicas, asesoramiento y financiación para acompañarte en tu transición hacia la nueva era de la facturación

¿Cuánto me costará adaptarme?

El coste de adaptación dependerá del software actual y de las características del negocio. En algunos casos bastará con una actualización para cumplir con la normativa; en otros será necesario adquirir una nueva solución certificada. A ello pueden sumarse gastos de formación o asistencia técnica, especialmente si el equipo necesita familiarizarse con el nuevo sistema.

Aun así, no todo son costes. Existen programas públicos diseñados para acompañar esta transformación, como el Kit Digital, que ofrece bonos para la digitalización de pymes y autónomos. Estos fondos pueden destinarse a la implantación de soluciones compatibles con Verifactu o con la factura electrónica obligatoria.

Además, entidades como Cajamar ponen a disposición de sus clientes opciones de financiación y herramientas tecnológicas adaptadas, pensadas para reducir la carga económica y facilitar una incorporación gradual al nuevo modelo de facturación digital.

¿Qué pasa si no adapto mi software de facturación a tiempo?

No actualizar el sistema de facturación antes de las fechas establecidas puede acarrear sanciones económicas por incumplir la normativa, cuyo importe variará en función del volumen de facturación y la gravedad de la infracción.

Pero el riesgo va más allá de las multas: las facturas emitidas con programas no homologados podrían no ser válidas ante la Agencia Tributaria, lo que dificultaría justificar gastos e ingresos o presentar declaraciones correctamente. También podría afectar la relación con clientes y proveedores, que exigirán facturas conformes a la nueva normativa.

A partir de la entrada en vigor de VeriFactu, ya no será posible emitir facturas con hojas de cálculo ni con software no certificado. Solo los programas verificados por la Agencia Tributaria garantizarán la validez de los documentos y su trazabilidad digital.

Por eso, más que una obligación, adaptarse a tiempo debe entenderse como una inversión en tranquilidad, seguridad y eficiencia.

No se trata solo de cumplir con la legalidad, sino de aprovechar el cambio para mejorar la gestión diaria.