La obligación de emitir factura electrónica ya casi está aquí. El pasado 28 de octubre se publicó la orden ministerial que completa el desarrollo de la Ley General Tributaria en relación con los Sistemas Informáticos de Facturación de Empresarios y Profesionales y VeriFactu.
Esta nueva regulación llega con tres objetivos. Uno de ellos es reforzar la obligación de emitir factura de todas las operaciones que realizan empresarios y profesionales.
El segundo es conseguir que todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de manera segura, no manipulable, accesible y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión a la administración tributaria.
Y el último, facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, partiendo del ejemplo de otros países en los que ya se ha implantado la obligación de remisión de los datos de forma previa, inmediata o posterior al momento de realización de las operaciones.
¿Te afecta la nueva factura electrónica?
La nueva norma fiscal afecta a todas aquellas empresas y profesionales que desarrollen una actividad económica en España, que emitan facturas a otras empresas o autónomos y que tengan una facturación inferior a los 6 millones de euros, excepto aquellas con sede fiscal en el País Vasco y Navarra, tal y como detalla Fiskaly, empresa especializada en el desarrollo de software para el cumplimiento fiscal.
Las empresas con una facturación mayor ya estaban sujetas a este tipo de control fiscal, a través del Suministro Inmediato de Información (SII), que coexistirá con VeriFactu. Asimismo, afecta a las empresas desarrolladoras de software de facturación que operen en España.
“Los requisitos legales indican que empresas y autónomos deberán emitir sus facturas mediante un software antifraude. Y la ley ofrece dos modalidades de cumplimiento a escoger por el contribuyente: el modo VeriFactu y No-VeriFactu”, explica Isabel Nogales, directora de fiskaly en España.
“Si eligen el sistema VeriFactu, el envío de la facturación se realizará en tiempo real a Hacienda. Será bastante similar al actual funcionamiento de TicketBAI en el País Vasco. Por su parte, en el modo No-VeriFactu, al no enviar la información a la AEAT en tiempo real, se requerirá la firma electrónica y otros requisitos más complejos que garanticen la integridad de los registros. Además, deberán almacenar toda la información de facturación en el caso de que la AEAT lo solicite”, detalla.
¿Cuándo será obligatorio?
Fiskaly recuerda que la ley marca dos plazos diferentes para el cumplimiento con VeriFactu. Por un lado, los softwares de facturación que operen en España tendrán 9 meses para adaptar sus soluciones con las medidas antifraude que dicta la norma.
De este modo, los fabricantes de software (ERP, TPV, PMS…) y las empresas que hayan desarrollado su software de facturación internamente tendrán que cumplir con los requisitos técnicos del software antifraude antes del 29 de julio de 2025.
En el caso de los contribuyentes, todavía no hay una fecha definida. Fiskaly indica que el plazo se definirá en las próximas comunicaciones de la Agencia Tributaria, aunque se espera para finales de 2025.
Poco preparados para la e-factura
Así pues, la factura electrónica pronto será obligatoria. Sin embargo, 8 de cada 10 pymes todavía no están listas, de acuerdo con la encuesta ‘Facturación electrónica: el camino hacia una economía conectada’ de Sage, como apuntábamos en este artículo.
Y esto puede traer muchos problemas. “Muchas compañías han decidido aparcar el proyecto de implementación de la e-factura hasta que salga la norma. Esto en algunos casos puede ser un error, ya que, dependiendo de la complejidad de la empresa, puede llevar más o menos tiempo. Hay muchas cuestiones previas a tener en cuenta nivel a nivel organizacional, como analizar la situación actual y definir nuestras necesidades específicas”, comentaba Diana Salazar, B2B Solutions Sales Manager de Generix, durante su intervención en el Foro Anual de Facturación Electrónica, organizado por la Asociación Española de Financieros de Empresa (ASSET).
Claves para adoptar la factura electrónica
La experta de Generix también ofreció algunos consejos para adoptar con éxito la factura electrónica. En primer lugar, incidió en la necesidad de identificar desde dónde parte la empresa y establecer claramente los objetivos a alcanzar.
En caso de las grandes organizaciones compuestas por diferentes sociedades, recordó que es fundamental analizar cómo afectará a cada una de las empresas del grupo la entrada en vigor de la nueva normativa, así como el tiempo con el que cuentan para llevar a cabo la transformación.
También remarcó la importancia de evaluar los sistemas ERP existentes, ya que estos deberán estar integrados para garantizar la interoperabilidad. Asimismo, es importante determinar si se requieren ajustes o si será necesario contar con un proveedor de soluciones que facilite la transición y asegure el éxito de la implementación.
Por otro lado, reseñó que la digitalización no impacta sólo en el área fiscal, sino que departamentos como TI también se verán involucrados, por lo que es esencial evaluar su situación actual y si se requerirá una mayor inversión en tecnología o capacitación de los equipos.
Por último, Salazar insistió en que la selección de un proveedor digital es un factor determinante para el éxito y la seguridad de la transformación. Así pues, señaló que es necesario verificar su experiencia, la cartera de clientes que ha atendido y si cuenta con certificaciones de seguridad que garanticen la protección de la información sensible de la empresa.
