La comunicación empresarial es primordial en cualquier tipo de organización, pues se trata del proceso mediante el cual transmiten información, tanto interna como externamente. En ese sentido, una comunicación efectiva mejora la coordinación, la toma de decisiones y la relación con clientes y empleados.
Si estás a cargo de una gestión de empresas, debes saber que una estrategia comunicativa bien estructurada es fundamental para evitar malentendidos y fomentar un ambiente laboral productivo. De igual forma, las ideas de negocios pueden prosperar si te apoyas en este proceso.
Para que comprendas más el tema, te invitamos a leer a lo largo del artículo. Descubre qué es la comunicación empresarial, los elementos que la componen, características, beneficios, tipos, y mucho más.
¿Qué es la comunicación empresarial?
La comunicación empresarial está conformada por procesos y estrategias que aplica una empresa para poder enviar y recibir mensajes. Es la estructura por la cual transmiten información, tanto a sus clientes internos como externos, de tal manera que se pueda operar sin problemas.
Con este intercambio de datos, se espera favorecer a cada área y empleado de la organización. La buena comunicación permite que se entiendan los procesos entre departamentos, con los proveedores, con clientes y hasta con los miembros de un proyecto específico.
Elementos de la comunicación empresarial
Para que se logre la comunicación empresarial, intervienen varios elementos. Cada organización es diferente, por ello encontrarás contextos diferentes en la forma de comunicarse.
Los principales elementos son:
- Emisor: Individuo que emite la información y elige la manera de hacerlo.
- Receptor: Individuo que recibe la información la interpreta según el lenguaje y forma en que la recibe.
- Mensaje: Lo que contiene la información que ha sido transmitida. Puede ser verbal, no verbal y por medio de diversos canales.
- Canal de comunicación: Medio usado para hacer llegar el mensaje.
- Código: El lenguaje que se utiliza para hacer llegar el mensaje. Puede ser hablado o escrito.
- Contexto: Entorno que rodea al emisor y receptor mientras se logra la comunicación.
Además de los tradicionales, tenemos los siguientes elementos:
- Relación empresarial: Se relaciona con la función de cada miembro de la empresa.
- Factor humano: dentro de las comunicaciones, se debe valorar a los trabajadores y esto se piensa cuando se emiten mensajes.
- Cultura organizacional: Es ideal transferir datos e información apegados a la cultura de la empresa y sus valores.
Características de la comunicación empresarial
Para que exista una comunicación empresarial efectiva, debemos analizar las siguientes características:
- Planificación estratégica: Para que la comunicación se logre de manera satisfactoria, debe existir una planificación detrás de la misma. No puede aislarse del plan organizacional, ya que deja muchas posibilidades errores con la misma.
- Necesita profesionales de comunicación: Naturalmente, los empleados y áreas se irán comunicando, pero es ideal que existan profesionales de comunicación para planificar las estrategias y se haga de la manera correcta.
- Dirigida a públicos definidos: Cada mensaje debe diseñarse según el público que los recibirá. No es lo mismo un mensaje a empleados de un departamento, que a toda una organización o a los clientes externos.
- Tiene como objetivo transmitir un mensaje: La comunicación busca esto, trasmitir mensajes de la mejor manera, por lo tanto, el mismo debe ser fácil de entender sin importar el tipo de público que lo reciba.
- Se ejecuta a través de medios: Toda información debe ser enviada por algún medio y los canales más adecuado. Según lo que considere cada empresa, se pueden utilizar mensajes personales, solo de voz, en audio, textos, videos y más. Además, se pueden combinar los medios más tradicionales con canales y formatos tecnológicos.
Beneficios de la comunicación empresarial
Cuando la comunicación empresarial es buena, se logran los siguientes beneficios:
- Mayor colaboración: Logra que cada miembro colabore y trabaje con mayor sinergia, pues entiende muchos detalles de los procesos.
- Mejora la eficacia: Unido a lo anterior, la comunicación puede crear eficacia en los procesos mientras cada miembro colabora, en especial porque existen menos errores para transmitir mensajes y se evitan retrasos.
- Aumenta la moral de los empleados: Los empleados se sienten respetados y valorados porque saben que reciben información transparente.
- Impulsa la gestión del cambio: Existen menos fallas en la comunicación, logrando explicar los diferentes cambios en los procesos y permitiendo que se implementen mejor.
¿Qué tipos de comunicación empresarial existen?
En esencia, existen dos tipos de comunicaciones que debes conocer: La interna y la externa.
Comunicación empresarial interna
Es la que se ejecuta entre empleados, bien sea de manera general o entre departamentos y áreas específicas. Para esto se utilizan diversos canales y estrategias, dependiendo del mensaje y objetivos del mismo.
Además, existen tipos de comunicación interna, tales como:
- Descendiente: La que viene de altos niveles de jerarquía hacia trabajadores de nivel inferior.
- Horizontal: Se envía mensaje entre los mismos niveles de jerarquía, como compañeros de puesto o departamento.
- Ascendiente: La que se ejecuta desde trabajadores de nivel inferior, hacia nivel superior, como sus jefes.
Comunicación empresarial externa
Es la que se hace para el público, clientes externos o proveedores. Con esto se logra que la empresa transmita una buena imagen logrando transparencia y confianza.
Por otro lado, estos son los tipos de comunicación externa
- Estratégica: La que espera encontrar datos relevantes de la competencia.
- Operativa: Se ejecuta en relación con las operaciones de la empresa y sus involucrados.
- De notoriedad: La que busca proyectar la marca de la empresa, tanto de manera general como con un producto o servicio específico.
Consejos para mejorar la comunicación empresarial
Si crees que la comunicación dentro de tu empresa es deficiente, puedes seguir algunos consejos que te permitirán estructurarla y obtener beneficios.
Ser claro
¿Qué significa ser claro? Que se deben transmitir los mensajes de la manera más simple, evitando malentendidos y errores. Lo ideal es que no sean ambiguos, que no traten de incomodar y que puedan ser entendibles por cada persona que lo recibe.
De igual forma, mientras más concisos sean, mejor, ya que evita confusiones y distracciones.
Utilizar canales adecuados
Depende del contexto, el tipo de mensaje y el receptor, podrás elegir el canal más adecuado. Si se trata de un comunicado largo, quizá un simple mensaje de texto no sea lo mejor, pero sí funciona para otras ocasiones.
Se deben analizar los canales y elegir el más efectivo. Por fortuna hay muchos, al igual que formatos. Hablamos de correo electrónico, chats, llamadas, videoconferencias, entre otros.
Fomentar el diálogo
Uno de los objetivos de la comunicación empresarial es que exista diálogo e intercambio de ideas. Cuando es efectiva, esto se logra naturalmente y permite que haya retroalimentación, tanto de manera interna como con el público externo.
Asimismo, es esencial impulsar una cultura organizacional que sea abierta al diálogo y sus mensajes lo deben reflejar.
Utilizar la escucha activa
Por último, se debe utilizar la escucha activa. Esto incluye prestar atención, tratar de comprender y dar respuesta durante el diálogo que se ha impulsado. No solo se trata de oír, sino de participar e implicarse con el mensaje y su emisor.
Errores comunes al hacer comunicación empresarial
Existen muchos errores que puedes analizar y evitar para que no ocurran dentro de tu estrategia de comunicación. A continuación, te los presentamos.
Comunicar noticias negativas por canales no adecuados
Las noticias negativas son inevitables, el problema está en comunicarlas por los canales inadecuados. Por ejemplo, no se recomienda enviar correos electrónicos u otro canal para transmitir mensajes por texto, si se trata de algo muy complejo. Lo ideal es hacerlo de manera verbal, tanto en audio y video como presencial.
No utilizar la asertividad
Aquí influye mucho la empatía, si pretendes enviar un mensaje sin ser asertivo, puede que lo reciban de la peor manera. Analiza la forma en que te vas a comunicar, el tono y las palabras utilizadas serán claves para que se interprete bien o mal.
Emitir mensajes sin prepararlos
Otro de los grandes errores es emitir mensajes sin hacer una preparación de los mismos. Esto se relaciona con la estrategia comunicacional que debes haber planificado. Por ejemplo, no todos los mensajes pueden ser por texto, tampoco deben ser largos, ni confusos.
Es ideal preparar con suficiente tiempo lo que deseas transmitir, el objetivo de ese mensaje, el canal adecuado y formato.
Comunicar de forma negativa
Tampoco podemos olvidar la forma negativa de informar. Este es un gran error y se debe considerar que las reacciones muy emocionales, tales como enojo o desesperación, afectarán a todo aquel que recibe el mensaje. Debe existir autocontrol por parte de emisores y receptores, de esa manera, se pueden resolver los problemas y abrir el diálogo.
