Entender cómo hacer una factura proforma es necesario para cualquier comerciante o empresario que haga acuerdos comerciales. Se trata de un documento que facilita la comunicación con los clientes y genera detalles antes de formalizar la venta.
En la gestión de empresas, las facturas proforma son útiles para planificar flujos de caja y evitar malentendidos. Además, representan una oportunidad para desarrollar nuevas ideas de negocios, especialmente en sectores donde se necesita mayor claridad al momento de gestionar compras y ventas.
Con este artículo aprenderás mucho más del tema. Te indicaremos información como: qué es una factura proforma, para qué sirve, qué elementos debe incluir, cuál es su validez, cómo hacerla, y más detalles.
¿Qué es una factura proforma?
Antes de entender cómo hacer esta factura, es necesario saber de qué trata. Este es un documento que sirve de soporte de claridad para transacciones comerciales, pues refleja lo que iría en una factura oficial, pero en manera de borrador.
Este tipo de factura se puede emitir en comercios locales e internacionales, ya que forma parte del acuerdo entre los vendedores y compradores de cualquier nivel.
¿Para qué sirve una factura proforma?
Esta factura sirve para lo siguiente:
- Para hacer transacciones internacionales
- Para acreditar condiciones de una operación comercial antes de su factura final
- Para tener respaldo antes las aduanas, pues sirven para declarar el valor de lo comprado.
- Sirven como prueba dentro de procesos judiciales
Elementos que debe incluir una factura proforma
Para entender cómo hacerla, también debes conocer los elementos que se incluyen la misma. Son requisitos necesarios para que sea válida y cumpla sus funciones.
- Debe tener el título.
- Datos del receptor: Parte que refleja los datos del cliente, su nombre, apellido o nombre de la empresa con NIF o CIF y domicilio fiscal.
- Fecha: Día en que se emite la proforma.
- Datos del emisor: Al igual que los datos del receptor.
- Descripción de productos o servicios: Aquí va lo que se va a facturar, incluyendo su precio.
- Subtotal o base imponible: El monto que resulta de la suma del importe de los productos o servicios, pero sin IVA ni retenciones fiscales.
- Total de la factura: Importe final con el IVA y retenciones.
¿Cuál es la validez de una factura proforma?
Es un instrumento que permite claridad dentro de la transacción comercial, por lo cual solo funciona como soporte, pero no es una factura definitiva ni se declara ante Hacienda.
Para que tengas una mejor idea, te explicaremos cómo encajaría este documento en una compra y venta.
- Se hace una propuesta comercial al cliente
- Se emite la factura: Aquí se indican los detalles y el costo total del producto, servicio y toda la transacción comercial. Sin embargo, no obliga a que sea pagada.
- Factura definitiva: Si lo anterior fue aprobado por parte del cliente, se crea una factura formal.
¿Cómo pasar de una factura proforma a factura ordinaria?
Si está avanzando la transacción comercial deberás pasar de la factura proforma hacia una factura ordinaria o definitiva.
Para esto, la factura debe contener los siguientes datos que la diferencien:
- Llamarse solo Factura, no factura proforma.
- Número secuencial según tu facturación.
- Nueva fecha, ya que será en el momento que se emite este documento y no el anterior.
¿Cómo hacer una factura proforma?
Ahora te explicaremos, con más detalles, cómo hacer rdtr tipo de factura. Presta atención a cada elemento.
Indica la finalidad de la factura
Debes identificar el documento, tal cual explicamos antes. En el caso de esta factura, su título debe ser “Factura proforma” y debe estar muy visible en la parte de arriba.
Muestra la fecha de la factura
Al igual que sucede con las facturas ordinarias, una proforma debe indicar la fecha en la cual fue emitida, pues será relevante para la transacción comercial y sus aprobaciones. Lleva día, mes y año.
Añade los datos del emisor y receptor de la factura
La proforma debe estar estructurada para añadir todos los datos del emisor y receptor. Estos son: nombres, apellidos o denominación social, número de identificación fiscal y dirección fiscal.
Recoge los datos de productos o servicios
Los datos de los productos y servicios significan los detalles que lo describen. Usualmente, va en una sección que dice concepto o descripción. Aquí recuerda incluir cerca la cantidad de cada uno y su precio unitario.
Muestra el importe total
Por último, la proforma debe reflejar el importe final de la transacción comercial. Esto refleja lo que el cliente debe pagar en caso de aceptar el proceso. Incluye la base imponible en su totalidad, IVA, descuentos, retenciones y más.
Ejemplo de una factura proforma
Ya sabes cómo hacer estas facturas, pero complementaremos con un ejemplo sencillo para que entiendas la estructura.
En este caso traemos una proforma con datos en inglés, pero tiene la misma estructura que explicamos en español. Arriba debe indicarse el nombre de la factura, las fechas, datos de emisor y receptor, detalles de los productos, cantidades unitarias, subtotales, impuestos y totales al final.
¿Qué diferencia hay entre una factura proforma y un albarán?
Algunas personas lo confunden, pero la factura proforma y el albarán son muy diferentes. El primero es un documento que ayuda a reflejar la posible transacción comercial con sus costes y condiciones, mientras que el otro acredita y justifica una operación comercial que ya se realizó.
Esto significa que la proforma se entrega antes de realizar la venta y el albarán después de la operación.
