Siempre que iniciamos una aventura empresarial, es recomendable efectuar un plan de empresa. Es evidente que la realización del mismo debe tener alguna utilidad.
Un emprendedor, cuando comienza a poner en marcha su proyecto empresarial, es ya una persona cuyo tiempo no debe desaprovecharse en esfuerzos inútiles de ninguna clase.
El plan de empresa, entonces, debe aportar algo al emprendedor porque de otra forma es mejor no gastar el tiempo en él. El tiempo que gastamos en el desarrollo de este documento debe entenderse como la primera y más importante inversión que efectúa la empresa.
El plan de empresa plasma y da forma a las ideas que teníamos en mente de nuestra aventura empresarial. Empiezan a tomar forma todos los detalles de nuestra empresa, realizando una simulación casi real de objetivos que pretendemos alcanzar, analizando si nos podemos equivocar o no en nuestra empresa.
Las cosas claras… y por escrito
El plan de empresa sirve para poner claramente por escrito los distintos aspectos del negocio y discutirlos de forma objetiva, abordando claramente todos los temas que puedan tener posteriormente mayor dificultad, como, por ejemplo, qué responsabilidad vamos a asumir, qué gastos son necesarios realizar, qué beneficio podemos conseguir, qué compromisos adquiere cada socio en la sociedad…
También el plan de empresa puede ser considerad una herramienta de marketing. No todo emprendedor posee todos los recursos necesarios para comenzar su aventura empresarial, debe buscar financiación externa, ayudas tanto públicas o privadas y nos servirá de presentación para obtener estos medios de financiación.
Los posibles inversores o entidades que nos concedan préstamos necesitarán saber cómo vamos a solucionar todos los aspectos de nuestro negocio, como puede ser su viabilidad y cómo se afrontarán las perspectivas del mismo.
De esta forma, un plan coherente y serio demuestra que el emprendedor está capacitado para desarrollar el proyecto y salir adelante con el mismo.
Los usuarios del plan de empresa
a) Internos
El propio promotor empresarial, como primer interesado, ya que a través de este documento tiene una herramienta de planificación de su proyecto, así como un elemento de marketing propio. Sirve también a los potenciales colaboradores, asesores fiscales y jurídicos.
El plan de empresa permite, a nivel interno, identificar tanto los puntos fuertes como débiles del funcionamiento de la empresa. Sirve, además, como herramienta interna que posibilita evaluar la marcha de la empresa y sus desviaciones sobre el escenario previsto, y como una valiosa fuente de información para realizar presupuestos e informes.
b) Externos
Bancos, organismos institucionales y privados… El plan de empresa sirve como tarjeta de presentación del proyecto empresarial. Supone la primera vía de contacto a la hora de recabar cualquier tipo de colaboración, ayuda, apoyo financiero y/o búsqueda de nuevos accionistas o inversores.
La utilidad del plan de empresa
a) Obliga a los promotores del proyecto a reflexionar internamente sobre el mismo con unos mínimos de coherencia, eficacia, rigor y posibilidades de éxito, estudiando todos los aspectos sobre la viabilidad del mismo. Además, nos servirá para aclarar a todos los posibles promotores del proyecto los objetivos y estrategias a seguir, determinando sus responsabilidades.
b) También nos sirve como carta de presentación de nuestro proyecto frente a terceras personas, ayudándonos a encontrar socios, posibles proveedores…
c) Además, nos servirá como referencia de la acción futura a realizar en nuestra empresa y de instrumento de medida de los rendimientos obtenidos.
¿Quién debe elaborarlo?
La elaboración del plan de empresa debe ser preparado por todos los socios o promotores del proyecto, garantizando de esta forma la implicación de todas las personas que van a intervenir en el proyecto en el análisis previo del mismo.
¿Cómo se estructura?
El plan de empresa debe desarrollarse en un documento escrito con formato sencillo, debido a que principalmente va dirigido al propio emprendedor.
Si, posteriormente, fuese necesario presentarlo a terceras personas podíamos pensar en utilizar presentaciones multimedia que hacen más atractivo el mismo. En un primer momento debe ser considerado en su presentación como un documento interno de nuestra empresa.
Todos los modelos de planes de empresa suelen establecer un orden o índice de los aspectos del negocio a tratar, estableciendo un orden lógico de los distintos aspectos del negocio. Cada empresa posee su propia personalidad y puede organizarse de formas diferentes, aunque existe una serie de elementos y reglas que son comunes a todos ellos.
La mayoría de los planes de empresa contienen las siguientes secciones:
– Presentación de la empresa o resumen del proyecto.
– Presentación de los promotores. Se trata de dar a conocer al interesado o interesados en crear la empresa. Una explicación, a modo de “currículo” de quién es cada uno de los empresarios, a qué se dedica o cuál es su experiencia y sus conocimientos. Nos permite –a quién lea el proyecto–, dar un acercamiento con el promotor y así hacerse una idea de sus méritos y aptitudes.
– Análisis de la idea del negocio o descripción del producto. Se describirá qué es concretamente lo que se va a vender. Si se trata de un producto, explicar lo que es (si ya es conocido, si se trata de algo nuevo, qué posibilidades reales ofrece…) o si se va a prestar un servicio, se trata de detallar lo que se va a hacer y cómo ser va a hacer.
– Plan de marketing. Es imprescindible realizar un estudio de lo que ya existe en el sector en el que vamos a operar y de qué manera puede lanzarse un negocio y conseguirse suficiente cuota de mercado, es decir, los clientes suficientes que hagan rentable nuestro trabajo.
Además, habrá que pensar una estrategia comercial o plan de marketing, y siempre que sea algo diferente de la utilizada por los demás, esto es, publicidad, precios, atención a los clientes… algo que distinga a nuestra empresa de otras del sector y la haga más atractiva para atraer a compradores o usuarios.
– Plan de producción y calidad. Es el plan de puesta en marcha de la empresa, que acompaña a la idea: cómo llevar a cabo el negocio para obtener beneficio. Se realizará una previsión de los pasos que se van a dar hasta que el negocio funcione a pleno rendimiento, el tiempo que se necesitará para ello y las fases por las que habrá que pasar para que el negocio esté funcionando al 100%.
– Plan de organización, gestión y recursos humanos.
– Área jurídico fiscal. Consiste en explicar qué tipo de empresa se va a construir, desde el punto de vista jurídico y de organización. Así, se hará mención al carácter de la empresa (sociedad anónima, limitada, empresario individual, etc.) y también se detallará su organigrama interno, los posibles departamentos y áreas diferenciadas que pueda tener, indicando las funciones de cada una.
– Estudio económico financiero sobre los recursos necesarios, el plan de financiación y la viabilidad económica. Es el estudio que refleja la estimación del resultado de explotación de la empresa, así como el origen de los recursos (propios y ajenos) de la empresa.
Se trata de estudiar a priori, por un lado, la rentabilidad económica del proyecto (si genera por sí mismo los recursos necesarios que le permitan desarrollar su actividad en el futuro) y, por otro, la rentabilidad financiera (si la plusvalía que genera la inversión compensa el esfuerzo realizado).
Forma de presentación
Como hemos ido analizando, el plan de empresa va orientado para su presentación en entidades financieras, posibles socios, proveedores, que, normalmente, disponen de poco tiempo para realizar una lectura detallada del mismo.
Por ello, la parte principal del mismo debe ser relativamente breve, alrededor de unas 30 páginas aproximadamente. Así, para poder mantener el plan de empresa en un tamaño razonable, puede convenir redactar en documentos aparte o anexos algunos aspectos del plan.
De esta forma, el plan de empresa ha de describir los productos y cómo se van a fabricar. Puede ser práctico pasar la gran mayoría de los detalles técnicos a otro documento especifico que describa todo esto con mayor detalle. En el plan bastaría una descripción general para no expertos y las técnicas concretas y detalladas se describirán en el otro documento.
Los elementos detallados deben formar parte de anexos, los cuales suelen ser bastante complejos y sólo serán leídos por el lector interesado en ellos (datos técnicos, documentos financieros, viabilidad…).
En su forma de presentación no existe un modelo especifico, aunque todos siguen un cierto número de reglas:
a) Debe tener un dossier principal breve, con un breve resumen sobre las conclusiones del estudio de mercado, comentarios acerca de los documentos financieros, presentación comprensible de los datos técnicos y unos anexos.
b) Un resumen obligatorio de una o dos páginas donde se expongan de forma detallada una síntesis de todos los aspectos del proyecto para que impulse al lector a proseguir su lectura y formarse una opinión favorable del mismo. Debe considerarse como la publicidad para vender nuestra empresa.
