El próximo mes de enero, el Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI), impuesto que el Gobierno lanzó en 2023 para garantizar el sistema de pensiones, subirá hasta el 0,70% y seguirá creciendo hasta llegar al 1,20% en 2050. Las normativas fiscales y laborales que afectan a las nóminas de las empresas no son inmutables. Este es solo un ejemplo y nos da una idea de lo complejo que es gestionar este proceso.
Por supuesto, la digitalización es clave. Sin embargo, existen barreras que están ralentizando su adopción por parte de las empresas. Así, según el informe Bridging the Gap: From Good to Great in Payroll que realizamos recientemente, y a pesar de las inversiones en tecnología e integración de sistemas que se están haciendo, el 47% de los procesos de nómina siguen gestionándose de forma manual.
Vista con los ojos de un profano, la nómina puede parecer una maquinaria bien engrasada. Muchos suponen que, una vez digitalizada, el trabajo está hecho. Sin embargo, la realidad suele ser distinta. Incluso después de dar el paso a la nube y automatizar el proceso, existen retos ocultos que crean una brecha entre rendimiento percibido y real. Identificarlos es fundamental para aprovechar al máximo su potencial.
¿Qué está frenando el rendimiento de la nómina?
El poder de la nómina va mucho más allá de pagar a los empleados de forma precisa y puntual. Integrada con RRHH, Finanzas y Operaciones, se convierte en un activo empresarial poderoso que proporciona a las organizaciones información en tiempo real y basada en datos de tendencias en materia de fuerza laboral, equidad salarial y rendimiento. Pese a esto, nuestro informe revela que el 89% de las empresas encuestadas sienten que sus sistemas de nómina no proporcionan la información que necesitan.
Aquí es donde entra en juego la integración. Contar con soluciones escalables y bien integradas ayuda a las compañías a asignar recursos de forma más eficaz, garantizar la paridad retributiva, atraer y retener a los mejores talentos, optimizar la gestión de la fuerza laboral y garantizar el cumplimiento.
De la misma manera, las compañías que mejoran sus sistemas más allá de la implementación inicial están mejor posicionadas para aprovechar tecnologías avanzadas como la IA y la automatización y, con ellas, reducir fallos y liberar a los equipos para que puedan realizar tareas de mayor valor estratégico.
La importancia del toque humano
Pero cuidado, superar los desafíos de la nómina no es solo una cuestión de tecnología. El papel de las personas es esencial. El verdadero potencial de este proceso se desbloquea cuando los sistemas y los profesionales formados colaboran para construir una mejor toma de decisiones y de resultados comerciales. A este respecto, nuestro informe también detectó retos: aunque el 99% de los encuestados estuvo de acuerdo en que las personas son cruciales para la nómina, el 49% indicó que la falta de habilidades internas era un obstáculo importante para lograr la integración.
Proporcionar a los equipos las habilidades necesarias para gestionar estas herramientas es vital. Sin la experiencia adecuada, tendrán dificultades para aprovechar todo el potencial de esta nueva tecnología, limitando los beneficios de la transformación digital.
Nuestro enfoque de tres pasos
Para que la nómina pase de ser un obstáculo a un facilitador comercial, las empresas deben salvar la brecha entre su visión idealizada y la realidad operativa equilibrando personas y tecnología. Desde Strada recomendamos un enfoque en tres pasos que ayudará a las empresas a conseguir este objetivo.
Para empezar, es necesario evaluar de forma honesta lo bien integrados que están los sistemas de nómina, identificando dónde siguen existiendo procesos manuales y desarrollando un plan para abordar las ineficiencias. A continuación, deben identificarse las habilidades requeridas para gestionar el nuevo sistema de nómina, evaluar al equipo y crear un plan de formación dedicado.
Finalmente, el tercer paso consiste en implementar un plan de mantenimiento que incluya revisiones periódicas y controles de calidad para garantizar la precisión de los datos del proceso de nómina. Incorporando actualizaciones continuas maximizaremos el valor de la solución. Asimismo, brindando formación constante mantendremos al equipo capacitado y listo para aprovechar las nuevas herramientas a medida que cambien las necesidades y la tecnología.
Además de aumentar el riesgo de errores, gestionar la nómina de forma manual provoca una media de 345 repeticiones de procesos al año, lo que supone una gran inversión de tiempo. Apostar por la tecnología es la solución, pero no de cualquier forma. Para obtener información de calidad que impulse las decisiones y permita a las compañías obtener una ventaja competitiva en un mercado que cambia rápidamente es necesario cuidar cómo se lleva a cabo la implementación de estos avances y, sobre todo, mantenerlos actualizados en el tiempo.
